แน่นอนว่าอีเมล์ที่เข้ามายัง HR หรือแผนกบุคคลนั้น มีอีเมล์เข้ามาวันแล้ววันเล่าเยอะแยะ ซึ่งถ้าคุณส่งอีเมล์ที่ไม่มีความน่าดึงดูดเข้ามา หรือเนื้อหาไม่ครบ หรือนายสิบหัวเรื่องไม่แน่ชัดแล้วละก็ อีเมล์ของคุณอาจไม่ถูกเปิดอ่านเลยก็ได้ด้วยเหตุดังกล่าว เพื่อการส่งอีเมล์ของคุณเป็นมือโปรมากขึ้น เราก็เลยมาบอกเทคนิคสำหรับในการเขียนอีเมล์ เพื่อที่จะพรีเซนเทชั่นภาพลักษณ์ที่ดีของผู้เขียนในสายตาผู้รับ ดังนี้
1.หัวข้อควรระบุให้แจ้งชัด (Topic) ในส่วนของหัวข้อควรเจาะจงจุดหมายให้แจ่มชัด วันแล้ววันเล่าข้าง HR อาจจะมีอีเมล์เข้ามามากมายและไม่สามารถเปิดมองอีเมล์ได้ทุกฉบับ ก็เลยจำต้องระบุชื่ออีเมล์ที่อยากได้ส่งให้แจ้งชัด และก็น่าสนใจ อย่างเช่น ถ้าเป็นการสมัครงาน ให้ระบุว่า “ต้องการสมัครงานในตำแหน่ง........” หรือถ้าหากเป็นนิสิตที่อยากส่งเมล์เพื่อขอรับพิจารณาฝึกการทำงาน ให้บอกว่า “ขอรับใคร่ครวญฝึกงานในตำแหน่ง........”
2.ชื่ออีเมล์ใช้ชื่อเต็ม-นามสกุลเพื่อให้อีเมล์มองน่าไว้ใจและเป็นมือโปร เป็นต้นว่า
[email protected]หากเป็นอีเมล์ แปลกๆบางทีอาจถูกมองว่าไม่มีความเป็นมืออาชีพหรือมองดูไปถึงบุคลิกลักษณะส่วนตัวกันอย่างยิ่งจริงๆ ตัวอย่างเช่น
[email protected]3.เกรินนำในประเด็นอีเมล์ให้มีสาระครบสมบูรณ์และก็แจ้งชัดไม่ยาวยืด ด้วยเหตุว่าบางคราว HR อาจไม่ว่างมานั่งอ่านเนื้อความที่มีตัวอักษรมาก ด้วยเหตุว่ามีงานที่ต้องทำอีกหลายสิ่งหลายอย่างอย่างงั้นการเขียนเนื้อความในอีเมล์ก็เลยสำคัญมาก เนื่องจากคือจุดที่สองที่ HR จะเปิดอ่าน Resume ในไฟล์แนบของคุณ อย่าลืมกล่าวปิดท้ายขอบพระคุณ หรือจึงเรียนมาเพื่อตรึกตรองด้วยละ บางบุคคลแนบเพียงแค่ไฟล์ Resume แต่ไม่เขียนข้อความแนบอะไรมาเลย มีความคิดว่า HR มีโอกาสที่จะเปิดอ่าน Resume ของคุณไหม?
4.ชื่อไฟล์แนบ ควรจะเขียนชื่อไฟล์ Resumeแนบเป็นชื่อที่ดียกตัวอย่างเช่น Resume_Suvimol ,Certificated_Suvimolหากคุณตั้งชื่อไฟล์แนบเป็น File01,01 , Resume เพราะว่ามีความเป็นทางการมากกว่า และก็แน่นอนว่า HR มิได้ดาวโหลดไฟล์ของคุณแค่ผู้เดียวนะ ยังมีคนอีกหลายคน ถ้าเขาจะกลับมาเปิดดูอีเมล์ของคุณจะทราบได้เช่นไรว่าเป็น ไฟล์อันไหนบางคราวเขาอาจมองข้ามไฟล์ของคุณไปเลยก็ได้ แล้วก็สิ่งที่ยังสำคัญอีกอย่างคือ Resumeที่ดี สิ่งที่จะต้องมีใน Resume มีอะไรบ้าง?
5.ตรวจทานก่อนส่งอีเมล์ความผิดเกิดขึ้นได้เสมอ โดยเหตุนี้พวกเราควรจะอ่านทวนข้อความรวมทั้งดูไฟล์แนบ ก่อนส่ง หากส่งไปแล้วเกิดข้อผิดพลาดจะมองเห็นถึงความไม่เป็นมือโปรของเราอีเมล์ที่ควรจะใช้ในการสมัครงานในตอนนี้อีเมล์ที่เป็นทางการแล้วก็นิยมใช้เพื่อสำหรับในการสมัครงานสูงที่สุดคือข้างล่างดังนี้
